Speedox Dokumentenzustellung

Gemäß aktuellen Gesetzesvorgaben!

Speedox Dokumentenzustellung optimiert den täglichen Betrieb, beschleunigt Geschäftsprozesse und wertet das gesamte System auf.

Speedox Dokumentenzustellung ersetzt die traditionellen Prozesse, bei welchen Dokumente ausgedruckt, kuvertiert, per Post versendet, empfangen und aufbewahrt werden müssen, durch die einfache, schnelle, und kontrollierte Zustellung, wobei die Dokumente mittels elektronischer Signatur authentifiziert und mit einem Zeitstempel zwecks Dokumentenarchivierung versehen werden.

Dieses Modul bietet eine schnelle, einfache und kostengünstige Lösung für die kontrollierte Zustellung einer großen Anzahl an Dokumenten via E-Mail. Es verfolgt den Dokumentenfluss für jedes einzelne über das System verteilte Dokument gemäß den folgenden Status: in Bearbeitung ➜ versendet ➜ zugestellt (nachdem die Datei heruntergeladen wurde). Der Sendestatus wird zuverlässig gemeldet. Die schnellere, genauere und sicherere Dokumentenzustellung erfolgt per E-Mail inkl. Benachrichtigung, was die Geschäftsprozesse beschleunigt. Alles in Übereinstimmung mit den Prozessen des Unternehmens.

Die E-Signatur kann verwendet werden, um die Echtheit des Dokuments zu überprüfen. Ein unbefugter Zugriff ist dabei nicht möglich.

Die Hauptvorteile der Speedox Dokumentenzustellung:

1. Sichere und schnelle Zustellung – Das Modul ist einfach in der Verwendung, denn die Dokumente müssen lediglich hochgeladen und ein oder mehrere Empfänger angeführt werden. Der Sender kann den Dokumentenstatus einsehen und sieht, ob das Dokument heruntergeladen oder geöffnet wurde sowie wann es geöffnet oder heruntergeladen wurde. Dadurch können E-Mails nicht mehr vergessen werden oder am falschen Ort , z. B. im Spamordner, landen.

2. Sie sparen Zeit und Geld – Durch die Verwendung des Speedox Delivery Moduls sparen Sie Zeit und Geld im Vergleich zum üblichen Postverkehr (Drucken, Kuvertieren, Versenden, Verteilen und Öffnen des Umschlags), was mehr als offensichtlich ist. Auch die klassische Art und Weise, Geschäftsdokumente per E-Mail zu versenden, kann als veraltet betrachtet werden, und das vor allem aufgrund des Volumens und der fehlenden Möglichkeit der Kontrolle über die Dokumente. Speedox Delivery verringert die Möglichkeit, dass beim Versenden der Dokumente per E-Mail menschliche Fehler gemacht werden, und verhindert darüber hinaus Verspätungen bei der Dokumentenzustellung, wodurch in Folge auch Probleme aufgrund fälliger Beträge vermieden werden.

3. Integrität und Nichtabstreitbarkeit der Dokumente – Es wird die Möglichkeit der Verwendung der elektronischen Signatur bzw. des Beifügens eines qualifizierten Zertifikats gewährleistet.

4. Integration mit dem e-Archiv – Es wird die Archivierung von allen Dokumenten, die mittels des Speedox-Zustellungsdienstes versendet werden, ermöglicht, wie auch die nachträgliche, flexible Verwaltung der archivierten Dokumente.

5. Prozesskontrolle – Es besteht die Möglichkeit, Dokumente mittels Datum- und Uhrzeiteinstellung zeitversetzt zu versenden, sowie die Dokumente automatisch erneut zu versenden, sollte der Empfänger das Dokument nicht heruntergeladen haben. Es wird außerdem die volle Kontrolle über den Sendestatus des Dokuments inkl. Benachrichtigung über die Zustellzeit und die Übernahmezeit der Dokumente ermöglicht.

6. Unternehmensressourcenplanung (ERP) und EDI-Integration – Es besteht die Möglichkeit der Integration von anderen ERP- und EDI-Systemen per E-Mail. Für diejenigen, die nicht unsere Kunden sind, ist Speedox Delivery eine Zusatzdienstleistung und für unsere bestehenden Kunden eine Ergänzung zu den bereits angebotenen Dienstleistungen. Bestehende Kunden können auf sehr einfache Art und Weise über unser System per E-Mail Kontakt zu Unternehmen aufnehmen, die nicht ein Teil des EDI-Netzwerks sind. Im Omnizon-Portal können sie jederzeit sehen, ob die Dokumente heruntergeladen wurden.

Durch den Einsatz der innovativen Lösungen von Omnizon haben Sie die Möglichkeit, als Unternehmen die Strategie der sozialen und ökologischen Nachhaltigkeit zu verfolgen. Mit Speedox Delivery können Sie den ersten Schritt in Richtung Umweltschutz machen und zur Reduktion von CO2-Emissionen beitragen.