E-Archiv

Eine sichere und zuverlässige Lösung.

Das E-Archiv ist ein völlig sicheres, hochverfügbares Modul mit uneingeschränkter Skalierbarkeit, das befugten Nutzern zu jeder Zeit zur Verfügung steht. Die Dokumente werden an einer zentralen Stelle gespeichert, wobei jedem einzelnen Dokument eine ganze Reihe an Rechten zugeteilt werden kann: vom Recht auf den Dokumentenzugriff und die Dokumenteneinsicht bis zum Recht auf Änderung des Dokuments. Das E-Archiv erstellt bei jedem Zugriff einen Eintrag darüber, wer auf welche Weise auf das Dokument zugegriffen hat. Dadurch wird das Risiko des unsachgemäßen oder unbefugten Dokumentenzugriffs auf ein Minimum reduziert.

E-Archiv – Omnizon Extended EDI-Modul

Das Omnizon E-Archiv ist ein sicheres und hochverfügbares Modul, das eine sichere Archivierung von elektronischen Dokumenten und absoluten Schutz und Kontrolle ermöglicht.

Das E-Archiv ist ein Modul des Omnizon Extended EDI, das zuständig für die sichere Eintragung und den Schutz von ausgewählten Dokumenten ist, die direkt über den elektronischen Dokumentenaustausch eingegangen sind. Zusätzlich dazu können auch andere Geschäftsdokumente gespeichert werden, indem die einfache Upload-Funktion der Web-Schnittstelle verwendet wird. Sicherheit bedeutet kontrollierte Bedingungen für die Speicherung, Suche und Kontrolle über den Dokumentenzugriff im Archiv. Die Aufbewahrung der Dokumente ist im Einklang mit den gültigen Rechtsvorschriften zeitlich unbefristet. Alle gespeicherten Dokumente sind durch ein hohes Niveau der Zugriffkontrolle geschützt und die Schutzelemente bestimmen, durch wen und wann auf sie zugegriffen werden darf, wobei jeder Zugriff genau verzeichnet wird. Dadurch wird das Risiko des unsachgemäßen oder unbefugten Dokumentenzugriffs auf ein Minimum reduziert.

Das Omnizon E-Archiv ist eine benutzerfreundliche Lösung für komplexe Archivierungszwecke verschiedener Geschäftsunterlagen.

Haben Sie jemals über die Kosten der physischen Dokumentenarchivierung nachgedacht?

Sie werden diese Frage womöglich bejahen, vor allem falls Ihr Unternehmen täglich eine große Anzahl an Dokumenten empfängt und bearbeitet. Und haben Sie versucht, diese Kosten auf dem Papier auszurechnen? Auch wenn dies nicht schwer ist, sind wir Ihnen gerne dabei behilflich. Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen, das täglich 120 Dokumente im Papierformat empfängt und bearbeitet, wobei im Durchschnitt jedes einzelne Dokument ca. 5 Arbeitsminuten in Anspruch nimmt. In diesem Fall werden dafür insgesamt 600 Minuten, bzw. 10 Arbeitsstunden pro Tag benötigt.

Wenn wir annehmen, dass der durchschnittliche Stundenlohn 12 Euro beträgt, betragen die Ausgaben 120 Euro pro Tag. Aufs Jahr umgerechnet sind es sogar 30.000 Euro (250 Arbeitstage im Jahr). Dieser Betrag lässt sich definitiv nicht vernachlässigen, vor allem wenn man bedenkt, dass bei diesem Beispiel die Ausgaben für den Druck, die Ringmappen, den benötigten Aufbewahrungsraum und die eventuelle Neuausstellung von Dokumenten nicht berücksichtigt wurden. Vergessen Sie auch nicht, dass die meisten Buchhaltungsunterlagen 11 Jahre lang und manche sogar für immer aufbewahrt werden müssen. Alles in allem wird klar, dass es sich dabei um sehr hohe und unnötige Kosten handelt.

Das E-Archiv von Omnizon eliminiert vollkommen die Kosten des Dokumentenverlustes und beschleunigt den Archivierungsprozess erheblich. Dass dadurch Einsparungen auf allen Ebenen erreicht werden, ist daher mehr als eindeutig – ebenso die Antwort auf die Frage, ob Sie die Vorteile des E-Archivs nutzen sollten.